Objetivo da posição Executar e operacionalizar as rotinas logísticas da empresa, apoiando a diretoria e garantindo que atividades, visitas e reuniões aconteçam conforme o planejado. A função exige organização, agilidade, execução consistente e boa comunicação. Principais responsabilidades 1. Operação logística e apoio às visitas • Operacionalizar a logística das visitas técnicas e agendas externas (interface com os clientes para alinhamento e acompanhamento da logística de voos e hospedagens) • Fazer interface com clientes para alinhar datas, agenda e detalhes operacionais • Acompanhar a execução de viagens e deslocamentos da equipe, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado e solucionando imprevistos quando necessário 2. Apoio à agenda da diretoria • Organizar e gerenciar a agenda da diretoria • Agendar, reagendar e garantir que as reuniões aconteçam • Contatar clientes envolvidos diretamente na agenda da diretoria • Enviar convites, confirmar presenças e preparar agendas • Abrir reuniões no horário previsto e garantir que estejam acontecendo corretamente 3. Organização e controles • Criar e manter controles operacionais em Excel ou sistema próprio • Monitorar prazos, entregas e informações operacionais • Apoiar na padronização e melhoria dos processos internos 4. Comunicação e relacionamento • Manter comunicação clara e objetiva com clientes, equipe e diretoria • Fazer interface administrativa com parceiros internacionais (envio de contratos, documentos, informações e acompanhamentos) • Comunicação escrita clara e estruturada em português e inglês Requisitos • Experiência mínima de 3 anos em rotinas operacionais ou administrativas • Organização, agilidade e capacidade de lidar com múltiplas demandas • Excel intermediário • Inglês avançado (principalmente para comunicação escrita) • Capacidade de lidar com imprevistos e demandas urgentes Diferenciais • Espanhol • Experiência em ambientes dinâmicos • Vivência com logística ou operação de equipes • Conhecimento ou experiência no setor de saúde - Local de trabalho: São Paulo, SP - Regime de contratação de tipo: Prestador de Serviços (PJ) - Jornada: Período Integral - Área e especialização profissional: Administração - Secretariado - Nível hierárquico: Assistente VALORIZADO Tempo de experiência: Entre 3 e 5 anos HABILIDADES - Organização - Agilidade - Microsoft excel - Capacidade de aconselhar - Estação total - Execução - Operações - Logística - Apoio - Fazer